Slik frigjør du plass i Gmail og Google-kontoen din effektivt

Hjem » Android » Slik frigjør du plass effektivt i Gmail og Google-kontoen din

Hvis du har brukt Google-kontoen din i årevis, er det lett å få den fryktede Gmail-advarselen en dag: du går tom for plass . Mellom gamle e-poster, enorme vedlegg, bilder og dokumenter i Drive fylles de 15 GB gratis lagringsplassen (eller bedriftens eller universitetets arbeidsplasstildeling) opp raskere enn du forventer.

Den gode nyheten er at du med noen få gjennomtenkte trinn kan gjenopprette mange gigabyte på bare noen få minutter uten å miste noe virkelig viktig. I denne veiledningen ser du, trinn for trinn og med spesifikke tips, hvordan du rydder opp i Gmail, Drive, Google Foto og Google One for å maksimere lagringsplassen din og unngå å måtte betale for mer plass hvis du ikke vil.

Slik finner du ut hva som tar opp plass på Google-kontoen din

Før du sletter noe som helst, er det viktig å være klar over hvor plassen går : enten det er til e-poster, Drive-dokumenter eller bilder og videoer.

Den raskeste måten å se dette på er å gå til drive.google.com/drive/quota . Denne siden viser deg en liste over Drive-filene dine sortert fra størst til minst, og også hvor mye lagringsplass du bruker på tvers av Google Drive, Gmail og Google Foto . Dette vil hjelpe deg med å finne ut hvor du skal fokusere innsatsen din: kanskje det ikke er så mye e-postene, men en haug med gigantiske videoer i Drive eller glemte sikkerhetskopier.

Hvis kontoen din er en bedrifts-, skole- eller universitetskonto som bruker Google Workspace, husk at lagringsgrensen din er satt av lisensen eller administratoren din . Noen organisasjoner har byttet fra ubegrenset lagring til spesifikke kvoter (for eksempel 200 GB for ansatte, 50 GB for studenter eller til og med 1 GB for tidligere studenter). Hvis du faller inn under en av disse kategoriene, er denne oppryddingen enda viktigere.

Husk også at informasjon om ledig plass ikke alltid oppdateres umiddelbart . Noen ganger, etter at du har slettet mange filer eller e-poster, kan det ta flere timer eller til og med et par dager før den tilgjengelige plassen nøyaktig gjenspeiles. Ikke bekymre deg hvis du ikke ser endringen umiddelbart.

Alt på kontoen din tar opp plass: e-poster (inkludert spam og søppel), Drive-filer og bilder/videoer fra Google Foto . Nøkkelen er å ta tak i de største elementene først: store vedlegg, videoer og sikkerhetskopier.

Rydd opp i store filer i Google Disk

En betydelig del av lagringsplassen er ofte på Google Drive, spesielt store filer som videoer, store PDF-er, sikkerhetskopier og programvare. Å starte der kan frigjøre gigabyte på bare noen få minutter.

Gå til drive.google.com/drive/quota . Du vil se alle filene dine sortert etter størrelse, fra størst til minste. Sjekk de øverst: dette er vanligvis videoer, komprimerte filer (ZIP, RAR), store bilder eller tekniske dokumenter du ikke lenger trenger.

Når du finner noe du vil fjerne, høyreklikker du på filen og velger «Flytt til papirkurven ». Du kan velge flere filer samtidig for raskere behandling. Du kan også bruke søkefeltet i Drive for å finne bestemte mapper eller filtyper du ikke lenger trenger.

Merk denne viktige detaljen: Filer som sendes til papirkurven på Drive fortsetter å oppta plass til du tømmer den. For å sikre at oppryddingen trer i kraft, gå til «Papirkurv»-delen av Drive, sjekk at det ikke er noe du vil gjenopprette, og klikk på «Tøm papirkurv ». Fra det øyeblikket slettes disse filene permanent, og plassen frigjøres.

Hvis du sletter mange filer samtidig, kan det ta litt tid før lagringsplassen oppdateres . Det er normalt at lagringstelleren ikke synker umiddelbart; gi systemet litt tid.

Finn og slett e-poster som tar opp mest plass i Gmail.

I Gmail er det vanligvis ikke meldingene i seg selv som fyller opp mest plass, men snarere store vedlegg (videoer, presentasjoner, PDF-er med flere sider, bilder med høy oppløsning osv.). Å rydde opp i disse e-postene er en av de mest effektive måtene å raskt frigjøre plass på.

Gmail har ikke en knapp for å sortere etter størrelse, men du kan filtrere etter filstørrelse ved hjelp av avansert søk . Åpne Gmail og klikk på pil ned til høyre for søkefeltet for å få tilgang til de avanserte alternativene.

I vinduet som åpnes, finn feltet «Størrelse» . Der kan du angi at du bare vil se e-poster som er større enn en viss størrelse (for eksempel 10 MB eller 15 MB). Klikk på «Søk», så viser Gmail deg alle meldinger som overskrider denne grensen, vanligvis de med store vedlegg.

Du kan også gjøre det samme enda raskere ved å bruke søkeoperatorer. Hvis du for eksempel skriver larger:10M i søkefeltet , vil Gmail liste opp alle e-poster som er større enn 10 MB. Hvis ingenting vises med 50M, kan du prøve 10M eller til og med 5M til du finner området med flest store e-poster.

Når du har disse meldingene i sikte, velger du de du ikke trenger og sletter dem . Hvis du vil gjenta denne oppryddingen fra tid til annen uten å måtte huske kommandoen, kan du opprette et bokmerke i nettleseren din med en URL som https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (erstatt 10M med din foretrukne størrelse).

Slett gamle e-poster du ikke lenger trenger

Det er ikke bare vedleggene som tar opp plass; årelang bruk samler også opp tusenvis av e-poster som ikke lenger gir mening : varsler om sosiale medier, nyhetsbrev, varsler fra tjenester du ikke lenger bruker... Å rydde etter alder er en annen veldig effektiv taktikk.

For å gjøre dette, bruk Gmails avanserte søk igjen, som du får tilgang til ved å klikke på pilen ved siden av søkefeltet. Finn feltet «Datoperiode» i vinduet som åpnes . Du kan velge en bestemt dato og be Gmail om å vise deg e-poster sendt før den datoen.

For eksempel kan du angi en frist og la den vise deg alt som er mottatt i inneværende år eller tidligere år. Dette lar deg finne svært gamle meldinger som du sannsynligvis ikke lenger trenger å beholde.

Hvis du er komfortabel med operatorer, kan du også skrive søk som før:2021/01/01 for å se alt før, for eksempel, januar 2021. På samme måte kan du kombinere datoer med størrelse, ved å bruke noe som larger:5M før:2022/01/01 for å finne store, men gamle vedlegg.

Når du har de gamle e-postene på skjermen, kan du raskt se gjennom dem og slette alt du ikke vil beholde . Hvis du nøler med å slette alt, kan du alltid utelate viktige meldinger fra banker, kontrakter eller juridiske saker.

Husk at alt du sender til søppelbøtten vil fortsette å ta opp plass helt til du tømmer den . Vi får se hvordan vi gjør det riktig senere.

Spam, søppelpost og andre mapper som også tar opp plass

Mange tror at meldinger i søppelpost eller papirkurv «ikke teller», men i Gmail tar alle lagrede meldinger opp plass , uansett hvor de er. Hvis du aldri har rørt disse mappene, kan det hende du har tusenvis av glemte e-poster der.

For å få tilgang til disse delene, klikk på «Mer» i Gmail-sidefeltet (hvis du ikke ser dem med en gang). Flere mapper vil vises, inkludert «Spam» og «Papirkurv ». Gå først til Spam og klikk på «Slett alle spammeldinger nå» for å tømme den samtidig. Hvis du foretrekker det, kan du velge og slette bare noen få meldinger.

Gå deretter til «Papirkurv» -mappen . Her ser du alt du nylig har slettet. Gmail sletter det automatisk etter 30 dager, men hvis du trenger plass nå, kan du klikke på «Tøm papirkurven nå ». Dette vil slette meldingene permanent og frigjøre plass.

Vær oppmerksom på at du ikke kan gjenopprette disse e-postene når du har tømt papirkurven . Hvis du har spørsmål om en e-post, kan du legge den i papirkurven, så slettes den automatisk etter en måned.

Den samme logikken gjelder også for andre tjenester: i Google Foto, Disk eller til og med i sikkerhetskopier på noen mobiltelefoner, bruker papirkurven plass på nytt til du tømmer den . Det er lurt å sjekke den fra tid til annen.

Rydd opp i bilder og videoer i Google Foto for å frigjøre plass

Bilder tar opp plass, men videoer er skikkelige gigabyte-svin . Hvis du tar mange automatiske sikkerhetskopier, kan en god del av lagringskvoten din bli brukt opp av bare fire eller fem lange videoer.

For å finne dem raskt, gå til https://photos.google.com/search/_tv_video . Der ser du videoene dine organisert, og du kan velge de du ikke trenger. Når du har gjort et valg, klikker du på «Slett» for å sende dem til papirkurven i Bilder.

Det finnes også en mindre kjent seksjon: https://photos.google.com/unsupportedvideos . Denne siden viser videoer som Google Foto ikke gjenkjenner som kompatible, og som derfor ikke vises i vanlige søk. Selv om de ikke vises i albumene dine, tar de fortsatt opp lagringsplass . Se gjennom dem og slett alt du ikke trenger.

Utover videoer kan du bruke Google Fotos søkefunksjon eller Utforsk- fanen for å finne grupper av bilder som er kandidater for opprydding: skjermbilder, uskarpe bilder, duplikater, bilder av dokumenter du allerede har lagret andre steder, osv. Du kan også bla gjennom eldre bilder og slette alt som er åpenbart unødvendig.

Når du har ryddet opp, går du til «Papirkurv»-delen i Google Foto og bekrefter at du vil slette bildene og videoene. Trykk deretter på «Tøm papirkurven ». Fra det øyeblikket av blir disse elementene slettet permanent, slik at plassen de opptok frigjøres. Hvis du sletter hundrevis eller tusenvis av bilder samtidig, er det normalt at lagringstelleren tar litt tid å justere seg.

Bruk Google One til å administrere og frigjøre lagringsplass

Google One handler ikke bare om å betale for mer lagringsplass: det tilbyr også en veldig praktisk lagringsbehandling som hjelper deg med å finne og slette innhold du ikke trenger i Gmail, Disk og Bilder.

Gå til one.google.com på datamaskinen din og naviger til «Lagring» -delen . Der ser du en seksjon som heter «Gjenvinn plass» eller «Frigjør kontoplass». Klikk på den for å få tilgang til oppryddingsprogramvaren.

Systemet viser deg forskjellige kategorier av innhold du kan slette: store filer, elementer i papirkurven, spam-e-poster, store vedlegg og uskarpe bilder , blant annet. Du kan gå inn i hver kategori og velge hva du vil slette. Avhengig av filtypen har du alternativer for å sortere etter størrelse, dato eller type.

I tilfellet med Google Foto, hvis du ser noe du vil lagre før du sletter det, kan du trykke på «Last ned» for å lagre en lokal kopi. Når du har gjennomgått alt, velger du elementene du ikke trenger og klikker på «Slett permanent» (eller «Flytt til papirkurven» i tilfellet med Foto). Etter bekreftelse vil plassen begynne å bli frigjort.

En annen fordel med Google One er at den sentraliserer lagringsinformasjon på tvers av alle tjenester og legger til rette for løsninger på vanlige problemer, for eksempel når lagringsplassen ikke øker umiddelbart etter at man har slettet ting eller oppgradert til et større abonnement.

Hva skjer når du går tom for plass på Google?

Hvis du går tom for kvoten din (enten det er de gratis 15 GB eller Google Workspace/Google One-kvoten), slettes ikke filene dine, men mange funksjoner blokkeres inntil du frigjør plass eller oppgraderer abonnementet ditt.

I Gmail vil du ikke lenger kunne sende eller motta e-post. Meldinger som sendes til deg, vil bli sendt tilbake til avsenderen med et varsel om at postkassen din er full. I Google Disk vil du ikke kunne laste opp nye filer eller opprette nye dokumenter i Dokumenter, Regneark, Presentasjoner, Skjemaer, Tegninger eller Videoer. I tillegg vil ikke de delte filene dine lenger kunne redigeres eller kopieres av andre.

I Google Foto stopper automatiske sikkerhetskopier: ingen nye bilder eller videoer lagres før du har nok plass igjen. Alt som allerede er lastet opp beholdes, men ingenting nytt legges til.

For å komme deg ut av denne situasjonen har du to alternativer: frigjøre plass ved å slette innhold (som vi forklarer) eller kjøpe mer lagringsplass med Google One. Hvis du bestemmer deg for å endre abonnementet ditt, husk at den nye grensen erstatter den gamle, den legges ikke til den. Hvis du for eksempel går fra 100 GB til 200 GB, betyr det at den nye totalgrensen blir 200 GB.

Etter at du har endret abonnementet ditt, er det normalt at det tar opptil 24 timer før det nye rommet vises . Hvis det fortsatt ikke har blitt oppdatert etter den tiden, kan du prøve å logge ut og inn igjen ved å bruke et inkognitovindu eller en annen nettleser (Chrome, Edge, Firefox osv.). På iPhone og iPad hjelper det noen ganger å bare lukke og åpne Google One-appen på nytt.

Administrasjon av lagringsplaner og abonnementer

Hvis du har kjøpt et Google One-abonnement på nettet eller en Android-enhet, er det ikke akkurat det samme å administrere abonnementet som om du kjøpte det fra Apple App Store . Det er viktig å forstå dette for å unngå forvirring når du vil endre eller kansellere abonnementet.

Når du registrerer deg for Google One via nettet, kan du endre abonnementet ditt eller kansellere det direkte på one.google.com . Gå til «Innstillinger» og se etter alternativet «Endre abonnement» eller «Avbryt abonnement». Der kan du velge en ny lagringsgrense (månedlig eller årlig) eller avbryte tjenesten.

Hvis du vil administrere abonnementet ditt fra en iPhone eller iPad, må du ha kjøpt abonnementet via App Store . Hvis du kjøpte det på nett, kan du ikke endre det fra iOS-appen. Du må først kansellere det på nett og deretter kjøpe et nytt abonnement via App Store for å administrere det derfra.

Dobbeltsjekk også at du bruker riktig konto: det er relativt enkelt å betale for et Google One-abonnement på en konto som ikke er din primære e-postadresse . Hvis du ser belastningen på kortet ditt, men lagringsplassen ikke er der du forventer den, bør du sjekke om du er logget på med flere kontoer samtidig, og om nødvendig kansellere abonnementet på feil konto og registrere deg på nytt med den riktige.

Til slutt, husk at hvis du hadde kampanjelagringsplass (for eksempel fra kjøp av en enhet) , forblir den ekstra lagringsplassen selv om du endrer abonnementet ditt, så lenge kampanjen fortsatt er gyldig.

WhatsApp-sikkerhetskopier og andre elementer som tar opp plass uten at du merker det

Hvis du bruker en Android-telefon, kan det hende at WhatsApp-sikkerhetskopiene dine tar opp en betydelig del av Google-lagringsplassen din uten at du engang er klar over det.

For å se dem fra Google One-appen, åpne appen på telefonen din, gå til «Lagring» -fanen og trykk på «Frigjør kontoplass ». Der, i delen «Slett andre elementer», ser du en spesifikk seksjon for WhatsApp . Derfra kan du velge en sikkerhetskopi og trykke på «Slett sikkerhetskopi ».

Hvis du foretrekker å gjøre det fra nettleseren din, kan du gå til one.google.com/backup/management/whatsapp . Der ser du de eksisterende sikkerhetskopiene, og ved siden av hver enkelt finner du knappen «Slett sikkerhetskopi» . Selv om du sletter sikkerhetskopien, vil WhatsApp fortsatt kunne opprette nye sikkerhetskopier i fremtiden hvis du har aktivert funksjonen i appens innstillinger.

Sjekk også eventuelle andre sikkerhetskopier som kan være i Google-kontoen din (for eksempel fra eldre enheter). Du vil ofte bli overrasket over hvor mye plass du kan gjenopprette ved å slette sikkerhetskopier fra telefoner du ikke lenger bruker.

Hvis du deler lagringsplass med et Google One-familieabonnement, må du huske at alle familiemedlemmer bruker samme mengde lagringsplass . Hvis noen bruker for mye, må du koordinere med vedkommende, eller, hvis du er administrator for familiegruppen, gjennomgå hvert medlems bruk og bli enige om en felles opprydding.

Beste fremgangsmåter for å forhindre at Gmail fylles opp så raskt igjen

Når du har gjort den store rengjøringen, kommer den viktige delen: å forhindre at plassen fylles opp igjen om to dager . Med noen få enkle vaner kan du holde kontoen din sunn mye lenger.

Til å begynne med, gjør det til en vane å lagre viktige vedlegg utenfor Gmail . Hvis en fil er viktig, last den ned og last den opp til Google Drive (eller en annen skylagringstjeneste), eller legg den på en ekstern harddisk. Å bruke e-post som et permanent lagringssted for store filer er en oppskrift på å fylle opp gigabytene dine.

Et annet effektivt tiltak er å melde deg av nyhetsbrev og abonnementer som ikke lenger er til nytte for deg. Hvert nyhetsbrev du ikke leser er en konstant strøm av e-poster som bare står i veien for deg. Mange meldinger inneholder en avmeldingslenke; å bruke noen minutter på å gjøre dette kan spare deg for hundrevis av e-poster i måneden.

I tillegg lar Gmail deg organisere innboksen din bedre ved hjelp av etiketter og kategorier («Primær», «Sosial», «Kampanjer», «Varsler», «Forum» osv.). Disse frigjør ikke plass i seg selv, men de gjør det enklere å identifisere grupper av uhensiktsmessige e-poster (for eksempel gamle kampanjer) og slette dem samlet uten bekymringer.

Når du vil lagre en e-post, men ikke se den i innboksen din, bruker du alternativet «Arkiv» . Meldingen flyttes fra hovedvisningen til «Hele innboksen», og du kan finne den senere ved hjelp av søkefunksjonen, uten å rote til den daglige rutinen. Arkivering sparer imidlertid ikke lagringsplass: e-posten tar fortsatt opp like mye plass , men i det minste vil alt være mer organisert.

Til slutt, sett av litt tid innimellom (for eksempel én gang i måneden) til å gjenta noen av de viktigste søkene: større:10M , e-poster eldre enn en viss dato, rydding av søppelpost og papirkurv, sjekking av papirkurven i Drive og Google Foto ... Med denne enkle rutinen unngår du å nå lagringsgrensen din og kan fortsette å bruke Gmail og resten av tjenestene med fullstendig ro i sjelen.

Ved å følge disse kombinerte strategiene – identifisere hva som tar opp mest plass, rydde opp i store Drive-filer, slette e-poster med mange vedlegg, tømme søppelpost og papirkurv, se gjennom bilder og videoer, gå gjennom Google One-administratoren og justere sikkerhetskopier og abonnementer – er det fullt mulig å gjenopprette en god mengde plass i Gmail og Google-kontoen din uten å gi opp det som virkelig er viktig, og uten å bli tvunget til å kjøpe mer lagringsplass hvis det ikke er verdt det.